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El proceso de planeacion de un congreso incluye la elaboración y control de un cronograma de trabajo que discrimine las diferentes actividades que se deben realizar en las etapas organización, ejecución, operación y evaluacion.

Este primer paso debe ser dado por el lider del evento, o también por el comité organizador. El buen desarrollo de todos los procesos dependera de la claridad, orden, rigurosidad y metodología que se apliquen.
Una vez que se haya definido el punto de partida, puede comunicarse con especialistas de este tipo de trabajo que pueden asesorarlo. Las siguientes son algunas exigencias para lograr un éxito asegurado en su congreso:




1. Elija el destino adecuado de acuerdo con el publico que asistira a dicho evento y la infraestructura adecuada que le ofrezca la ciudad donde se llevara a cabo.


2. Defina los objetivos y las metas que quiera alcanzar.


3. Organice comites de trabajo y establezca fechas de reuniones para hacer seguimiento de tareas.


4. Si le es posible, seleccione conferencistas nacionales e internacionales reconocidos.


5. Diseñe un programa académico "atractivo" e innovador.


6. Elabore y controle el presupuesto del evento, así como la proyeccion de ingresos, de manera tal que permanentemente pueda hacer un seguimiento.


7. Conozca muy bien al publico al cual le va a transmitir la información, la elaboración de una buena base de datos es la plataforma para lograr la asistencia esperada.


8. Diseñe una identidad grafica llamativa de acuerdo con el tema general del congreso o evento.


9. Elabore un plan promocional y de mercadeo, las estrategias promocionales y la selección de los canales de comunicación dependen de las costumbres y conocimientos del publico.


10. Seleccione posibles patrocinadores y defina la forma como va a llegar a ellos.


11. Defina con tiempo la clase de actos protocolarios que realizara en el congreso y las personalidades que invitara.


12. Elabore un plan de medios de comunicación.


13. Defina si desea realizar una muestra una muestra comercial, ya que las exposiciones tematicas pueden ser muy efectivas.


14. Piense en los actos sociales, culturales y el programa de acompañantes, tenga en cuenta las constumbres típicas de la ciudad y las ofertas turísticas.


15. Determine los recursos técnicos y humanos requeridos, analice primero el servico profesional antes que el precio.


16. Presente manuales de funciones para personal logistico, un congreso se realiza por la union de acciones que desarrollan al mismo tiempo muchas personas.


17. Seleccione un buen hotel sede que maneje de manera profesional el sistema de reservas y el resto de los servicios.


18. Haga un balance social y económico una vez haya terminado el evento y evalue en forma critica los resultados.






Referencia
Revista Avianca
Año: Agosto 2005
Autor: Sofia Aristizabal D. (Socia Fundadora de la Escuela de Capacitacion de Eventos)
Titulo: Congresos a toda prueba








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